Wezwanie do zapłaty to pismo kierowane jest do kontrahenta zwlekającego z uregulowaniem należności. Taki sposób odzyskiwania pieniędzy zalicza się do metod tzw. miękkiej windykacji, czyli działania poza sądem. Wezwanie do zapłaty faktury jest mniej kosztowne niż wszczęcie procedury sądowej. Zresztą w Polsce aby skierować sprawę do sądu, uprzednio należy wezwać dłużnika na drodze polubowanej.
Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?
- Oznaczenie wierzyciela i dłużnika. Konieczne jest wskazanie, kto i od kogo dochodzi spełnienia obowiązku.
- Wskazanie źródła z jakiego wynika obowiązek ciążący na dłużniku. Może to być np. umowa, faktura VAT. Źródło powinno być dostatecznie dokładnie oznaczone. Dodatkowo można wskazać numer faktury i jej datę wystawienia.
- Określenie kwoty z jaką dłużnik zalega wraz z ewentualnymi odsetkami.
- Termin, po którym płatność stała się wymagalna. Chodzi tutaj o dzień następujący po tym, do którego dłużnik miał dokonać zapłaty.
- Rachunek bankowy do dokonania płatności – element oczywisty ze względów praktycznych.
- Termin, w którym dłużnik powinien uregulować należność. W tym zakresie istnieje zasadniczo dowolność, jednak w praktyce najczęściej wyznacza się okres: 3, 7, 14, 30 dni od dnia otrzymania wezwania. Termin można określić również konkretną datą. W każdym przypadku trzeba mieć na uwadze realne możliwości dłużnika. Tytułem przykładu - wyznaczenie osobie zalegającej z zapłatą 100 tys. złotych terminu 3 dni do jej uregulowania trudno uznać za uwzględniające realia, a surowość w określeniu terminu nie sprzyja rozwiązaniu problemu.
- Dolegliwości przewidziane w stosunku do dłużnika, jeżeli nie dostosuje się do wezwania i nie dokona zapłaty w oznaczonym terminie. Chodzi to chociażby o odsetki czy skierowanie sprawy na drogę sądową.
- Podpis wierzyciela.
- Wezwanie powinno być odpowiednio stonowane. Trzeba mieć bowiem na uwadze, że nie każde opóźnienie jakiego dopuszcza się druga strona musi wynikać ze złej woli, ale chociażby z przeoczenia i jeśli chcemy przypomnieć aczkolwiek zachować współpracę z inną firmą - wezwanie pownno być odpowiednio stonowane w zależności od stopnia przewinienia.
Wezwanie do zapłaty to najprostsza, a zarazem jedna z najskuteczniejszych metoda odzyskania długu.
W jakiej formie powinno zostać sporządzone?
Prawo nie przewiduje wymogu sporządzenia wezwania do zapłaty na piśmie. Oznacza to, że zdyscyplinować dłużnika można również e-mailem, SMSem czy telefonicznie. Niemniej jednak za zachowaniem formy pisemnej przemawiają względy dowodowe. Dłużnik może bowiem zaprzeczać odbytej rozmowie telefonicznej, natomiast inaczej rzecz będzie się miała jeśli zostanie mu wysłane wezwanie do zapłaty w formie pisemnej i to z potwierdzeniem nadania czy odbioru. Ma to też istotne znaczenie w zakresie dochodzonych odsetek – niekiedy będą one naliczane od daty otrzymania wezwania, którą łatwiej wykazać, gdy dowód znajduje się piśmie.Wygeneruj wezwanie do zapłaty